23 abril 2014

Las ‘secres’ entre carácter y empatía, no hay quien las remplace

Hasta en la pantalla chica han sido retratadas, aunque claro, un poco distante de la realidad. Inés Duarte secretaria, la novela venezolana que a inicios de los 90 puso a todos frente a la TV, se asemejó en ciertas cosas como la sonrisa y el trato amable que dan al ingreso de toda oficina. Las secretarias, que este 26 de abril celebran su día, son consideradas imprescindibles.
En Bolivia, la celebración nace a raíz de la fundación, hace 40 años, del Colegio de Secretarias en La Paz y que desde el 2005 se la conoce bajo las siglas de Coseb.

Los inicios en Santa Cruz
El primer centro de capacitación para jóvenes que deseaban ser secretarias funcionó donde hoy se encuentra el colegio Cardenal Cushing. Fue el Cardenal quien regaló la infraestructura y trajo madres canadienses para que enseñaran comercio.
Una de sus primeras egresadas fue Marcia Saucedo Cirbián, quien fue contratada en el instituto comercial María Goretti, hace 45 años, para formar a secretarias ante la necesidad que imperaba en esa época, pues muchas empresas petroleras las necesitaban.

Con mucha experiencia
Las cinco secretarias elegidas por Para Ellas, representan a las miles de asistentes que hay en el país y que, entre las más experimentadas y las novatas, ayudan a la resolución de problemas, como ellas afirman desde su escritorio.
Desde La Paz, Miriam Crespo a pesar de ausentarse por seis años en un viaje a Estados Unidos, a su regreso las puertas de la aseguradora donde trabaja, se abrieron de par en par para que prosiga.

Ángela Añez asegura que sus funciones han ido cambiando y ya dejó de ser solo la que llevaba la agenda de su jefe para ser, en algunos casos, hasta organizadora de algún evento de la empresa.

Carola Saucedo, que desde hace más de un década trabaja en esta área, afirma que hoy debe estar actualizada en todo lo que se refiere a tecnología, algo que ella no descuida en su formación.

Teresa Suárez, por su parte, cuenta que si bien antes las formaban como bilingüe, la especialización no era muy buena, por lo que el inglés lo aprendió en Estados Unidos cuando se fue de intercambio.

Cualidades
El puesto no es para cualquiera, nuestras consultadas coinciden en que la secretaria debe tener carácter y ser amable hasta en las peores situaciones, además de conjugar con la empatía. ¿Será por eso que en este oficio imperan las mujeres?

El decálogo de la ética de una buena secretaria

1. CONFIDENCIALIDAD: La información sobre la empresa y sus clientes es confidencial y privada. No se debe repetir aunque todos quieran saber qué está sucediendo.

2. HONESTIDAD: Siempre hay que decir la verdad. Serás más creíble para tu jefe y compañeros de trabajo.

3. LEALTAD: No te involucrés con los chismes de la oficina. Si demostrás ser leal a la empresa y a tu jefe, también serán leales a vos.

4. CONFIABILIDAD: Llegá puntualmente al trabajo y a las reuniones, recordá que siempre debés llevar los documentos necesarios. No utilicés las licencias por enfermedad de manera irresponsable.

5. RESPONSABILIDAD: Prepará una lista de cosas para hacer, a pesar de que tus prioridades cambien 10 veces por día. No delegués una tarea que te han asignado, a menos que la persona a quien se la delegás la pueda hacer de manera tan eficiente y precisa como vos.

6. TRABAJÁ SIN SUPERVISIÓN: Debés tener siempre tu trabajo al día y ser productiva. Cumplí con los tiempos establecidos.

7. OFRECé TU COLABORACIÓN: Siempre asistí y compartí tus conocimientos cuando sea posible. Aceptá las tareas con alegría, pero también aprendé a decir que no amablemente y a explicar por qué no podés realizar alguna tarea solicitada.

8. FLEXIBILIDAD: Si son las 18.00 y tu jefe necesita que preparés y enviés un informe importante, hacelo. Los mejores trabajos son aquellos en que hay un acuerdo de "dar y tomar".

9. MULTIHABILIDADES: Los jefes de hoy en día son más operativos con los distintos softwares, ej. email, planillas de cálculo, etc. Te podrían pedir que te capacités sobre estos programas.

10. FAVORES: Se cautelosa al aceptar regalos o favores de clientes, pueden esperar algo a cambio. Actuá dentro de la política de procedimientos.

Inculca a ser responsables para que no haya quejas
No aparenta tener 65 años. La profesora Marcia Saucedo, que lleva 45 años enseñando materias de secretariado en el Instituto María Goretti, ha dedicado toda su vida a la educación.


Son 45 las promociones que ha visto pasar, más de 2.000 estudiantes formadas bajo su tutela y que hoy no solo son mujeres, sino también varones.


Responsabilidad, es lo más importante que cree que una secretaria debe poseer, pues lamenta que algunas empresas se quejen de la poca que tienen las asistentes de hoy en día.


Mucho han cambiado las jóvenes que hoy trabajan detrás del escritorio. Ya no es como en sus tiempos, cuando acudían andando calles de tierra para pasar clases, pues no existía el primero ni el segundo anillo.





“Somos un pilar fundamental en la empresa”
Tener una base de contabilidad, ayudará a realizar un mejor manejo de la caja chica

Al ingreso a las oficinas de Bisa Seguros y Reaseguros lo primero que destaca es su rostro sonriente y predispuesto a dar cualquier información.

Hace un año que Carola Antelo Núñez es la secretaria de la gerencia comercial de la empresa, pero su experiencia data de hace 14 años.

Tiene un hijo de 15 años y que ha sacado adelante gracias a su labor.

Una de sus anécdotas que recuerda con mucho cariño es el certificado recibido por la empresa petrolera Petrolera Repsol YPF, reconociendo la excelencia por sus funciones realizada como secretaria administrativa .

Considera que las secretarias son imprescindibles porque son la mano derecha de las gerencias y uno de los pilares más fundamentales de la administración.

Predice que siempre serán mujeres las que ocupen estos puestos, pues son más detallistas y delicadas que los varones, además de ser pacientes y eficientes.















“El sector cada vez cobra mayor protagonismo”

Un hecho negativo casi trunca su carrera de muchos años. Ángela Áñez, quien desde hace 30 años trabaja como secretaria en la empresa de filtros y repuestos Fil Parts, cuenta que en 1992, cuando tenía 8 meses de embarazo, ingresaron delincuentes a asaltar la tienda.

Le apuntaron directamente a su vientre y la forzaron a que les muestre dónde se encontraban las cosas valiosas.


Gracias al apoyo de su familia y de sus jefes, es que ella decidió seguir con su trabajo.

Cree que con el paso de los años, su sector ha cobrado cada vez más protagonismo y es que desde hace tiempo dejaron de tener entre sus tareas primordiales manejar las agendas, redactar cartas o documentos, contestar llamadas telefónicas y enviar faxes.

Hoy las secretarias manejan varios idiomas y están altamente preparadas para crear, innovar e implementar iniciativas; preparar presentaciones de productos o servicios; concertar reuniones; realizar eventos, y atender a proveedores y clientes.


Lo que más le gratifica es la confianza que su jefe ha depositado en ella para todas las tareas de la empresa.















“Hay que tener un sexto sentido para las cosas”
Hace más de 30 años que Miriam Crespo se desempeña en esta labor, pero desde hace 19 que ocupa el cargo de asistente del empresario Gonzalo Bedoya, presidente de La Boliviana Ciacruz.

Una vez al salir apresurada de su casa para llegar a repasar los últimos detalles de la reunión de directorio, se puso dos zapatos de diferente modelo y no se percató hasta que llegó a la oficina. Todos se burlaron, pues ella es muy detallista en el buen vestir.

Asegura que las secretarias son imprescindibles, “Porque son las personas que deben tomar la iniciativa de las labores diarias, aplicando el sentido común para emitir un juicio acertado en los asuntos cotidianos y tomando decisiones dentro del margen de autoridad asignada”.

Cree que aún no hay hombres secretarios porque las mujeres son más sensibles, perspicaces, detallistas y tienen el sexto sentido para las cosas.













“Todo pasa por las manos de la secretaria”
Simpática y amable, así es ‘Teresiña’ Suárez, como se conoce a la secretaria de la gerencia general de la Fexpocruz.


Hace 24 años que trabaja allí aunque en ese cargo lleva 15. Estudió en el South American Institute en La Paz, donde egresó en 1972.


Antes de imaginar que trabajaría en la Fexpocruz gran parte de su vida fue una de las primeras azafatas de la cita, cuando tenía 17 años.

Lo hizo para la Algodonera Boliviana y afirma que, como ahora, las empresas les enseñaban todo sobre los productos para así poder informar a los visitantes.


Destaca el compañerismo y el buen equipo de trabajo que existe, pues todos “reman para el mismo lado”.




Cree que por las manos de la secretaria pasa todo y si es eficiente puede resolverle problemas al jefe incluso antes de que lleguen a él.




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