Claves para que las reuniones de trabajo sean eficientes

El recurso más valioso con el que cuenta el ejecutivo de hoy es el tiempo. Por ello, es necesario racionalizar una reunión de trabajo de tal manera que en esta se obtengan resultados más que solo información.

Así lo sugiere Evelyn Koch, experta en gestión y dirección de recursos humanos, quien indica que es importante que antes de una reunión se genere una agenda con los puntos específicos a ser tratados.

Explica que también se debe invitar con tiempo a los participantes a la reunión y enviarles la agenda de los puntos a ser abordados. “Un día antes del encuentro confirme la asistencia de todos y cada uno de los participantes”, insiste Koch.

Por su parte, Jhonny Atila, consultor en estrategia y márquetin, explica que, por lo general, una reunión no debe durar más de 45 minutos y que para evitar llegar a la frustración y el abatimiento, es clave comenzar y terminar en hora.

Atila también señala que la persona que preside la reunión debe poseer habilidades de liderazgo, comunicación y negociación, para evitar los monólogos insoportables.

Además, afirma que las reuniones con medición de resultados obtenidos a través de una matriz de responsabilidades que indique la actividad que corresponde a cada participante y con límite de tiempo, es aquella que llevará al éxito de los objetivos.

A ello, Evelyn Koch agrega una regla que es clave: apagar el teléfono móvil, porque cuanto menos interrupciones se puedan tener en la reunión, será mejor para ser concreto y eficiente en la misma.